Unternehmen (unabhängig von der Größe) sind seit dem 13. September 2022 gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Das birgt für kleine und mittelständische Firmen gewisse Herausforderungen: Welches Zeiterfassungssystem ist das Richtige und was muss es können? Im folgenden Beitrag erklären wir Dir, welche fünf Punkte Du bei der Auswahl unbedingt beachten solltest.
1. So funktioniert die digitale Zeiterfassung
Das wesentliche Element eines Zeiterfassungssystems ist natürlich die digitale Erfassung der Arbeitszeit. Das geht mit einer geeigneten Software nicht nur schnell, sondern auch mit wenigen Klicks! Ein riesiger Vorteil, wenn man an die umständlichen Excel-Tabellen denkt, die noch immer in vielen Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden. Mit der SpikeTime-Software bekommst Du die Möglichkeit, im Handumdrehen eine digitale Stempeluhr einzuführen. SpikeTime vereint diesbezüglich gleich mehrere Aspekte, die Dir die Zeiterfassung so einfach wie möglich machen.
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| Viele Unternehmen nutzen noch immer Excel zur internen Zeiterfassung |
Die Mitarbeiter buchen ihre „Kommen“- und „Gehen“-Zeit mit nur einem Klick, sodass auch die Pause miterfasst wird. Überstunden werden automatisch berechnet und dokumentiert. Ein weiterer Pluspunkt: Deine Mitarbeiter können ihren Urlaub ganz einfach digital beantragen und genehmigen lassen. Das gilt auch für Krankheitstage, Elternzeit etc. Der Administrator hat zudem die Möglichkeit, die Zeiterfassung der Mitarbeiter nachzubearbeiten – insofern das notwendig ist.
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| Mit einem digitalen Urlaubskalender sind die Abwesenheiten der Mitarbeiter jederzeit transparent |
Zusätzlich zur Anwesenheitserfassung bieten gute Zeitmanagementsysteme noch eine Menge weiterer Features, die Dir den Arbeitsalltag erleichtern. So kannst Du mit SpikeTime Deine Projektzeiten erfassen, indem Du die Zeit auf einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt buchst. Gleichzeitig erstellt Dir die Software die zugehörigen Rechnungen in kürzester Zeit, sodass kein unnötiger und unbürokratischer Ballast entsteht. Echtzeit-Projektberichte und Excel-Exporte aller Daten liefern Dir jederzeit ein exaktes Controlling.
2. Bleib flexibel
Du brauchst ein Zeiterfassungssystem für bis zu 10 Mitarbeiter? Oder Du planst, Dein Unternehmen noch größer werden zu lassen? Kein Problem! Je nachdem, ob Du mehr oder weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigst, kann die Software an Deine Branche angepasst werden. Und zwar jederzeit. Das bringt enorme Vorteile mit sich. Du sparst nicht nur Zeit, beim Dokumentieren der Arbeitszeit deiner Beschäftigten, sondern kannst auch bei neu eingestellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf komplizierte Schulungen verzichten. SpikeTime reduziert mögliche Eingabefehler durch automatische Checks. Gleichzeitig macht es die intuitive Bedienung besonders leicht, die „Kommen“- und „Gehen“-Zeit im System zu verbuchen. Damit sparst nicht nur Du Dir jede Menge Nerven, sondern auch Deine Mitarbeiter – Versprochen!
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| Eine gute Zeiterfassung kann flexibel angepasst werden und auch spezielle Anforderungen werden schnell implementiert |
3. Einfache Bedienung
Die einfache Bedienung einer Zeiterfassungssoftware ist das A und O für einen reibungslosen Ablauf. Deine Mitarbeiter müssen nicht großartig überlegen, was zur Arbeitszeit gehört und was nicht. In der Mittagspause kann man sich mit einem Klick auf „Gehen“ ganz einfach „ausstempeln“ und später wieder „einstempeln“. Weil das System Überstunden automatisch berechnet, müssen weder Arbeitgeber noch Mitarbeiter zusätzliche Zeit aufwenden, um diese zu dokumentieren. Sollte es doch einmal vorkommen, dass Du die Stunden Deiner Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen bearbeiten willst, ist das natürlich kein Problem. Als Administrator kannst Du jederzeit händisch ausbessern. Praktischerweise bietet Dir SpikeTime nicht nur eine Software für den PC, sondern auch Mobile Apps für alle Endgeräte (Android, iOS). Mit der „mobilen Stempeluhr“ garantierst Du deinen Beschäftigten höchste Flexibilität plus einer großen Portion Komfort.
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| Vor allem für die Mitarbeiterakzeptanz ist die intuitive Bedienbarkeit der Zeiterfassungssoftware entscheidend |
4. Preis-Leistungs-Verhältnis
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die bis zu zehn oder zwanzig Mitarbeiter haben, spielt das Preis-Leistungs-Verhältnis eine zentrale Rolle. Viele Anbieter von Zeiterfassungssystemen werben mit zahlreichen Funktionen, die nicht nur zusätzliches Geld kosten, sondern für viele Unternehmen schlicht keine Rolle spielen. Mit SpikeTime buchst du Dir Dein Zeiterfassungssystem, wie Du es brauchst. Wir bieten Dir eine kostenlose Testversion an, sodass Du einen Dir in Ruhe einen ersten Eindruck von unserer Software machen kannst. Entscheidest Du dich für ein Abo, schenken wir Dir bei jährlicher Zahlung einen Rabatt von 10%. Basisfunktionen bekommst Du bereits für 3 € / Monat. Die Funktionen sind sogar an Sonderfälle anpassbar. SpikeTime wird zu Deiner ganz persönlichen Software, egal in welcher Branche Du arbeitest.
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| Vor allem für kleine Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis einer Software entscheidend |
5. Sicherheit und Service
Die Sicherheit Deiner Daten sollte jedes Zeiterfassungssystem gewährleisten. SpikeTime ist gegen unbefugte Zugriffe, mögliche Beschädigungen oder Datenklau bestens gerüstet. Wir stellen die Zufriedenheit unserer Kunden immer an erste Stelle, deshalb ist uns der persönliche Kontakt sehr wichtig. Du hast Fragen, Wünsche oder Anregungen? Bei SpikeTime bekommst Du direkten Kontakt zu unseren Software-Entwicklern ohne lästige Call-Center-Warteschleifen. Wir antworten, so schnell es uns möglich ist (meist innerhalb einer Stunde) und versuchen, Deine Wünsche bestmöglich umzusetzen. Am besten erreichst Du uns per E-Mail: mail@spiketime.de
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Fazit
Mit einer guten Zeiterfassungs-Software sparst Du nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven. Dank einfacher Bedienung und individueller Anpassung, wird die Arbeitszeiterfassung mit SpikeTime auch für Deine Beschäftigten ein Kinderspiel. Komplizierte Excel-Tabellen gehören endgültig der Vergangenheit an. Überstunden und Fehlzeiten berechnet die Software automatisch. Urlaubsanträge können digital eingereicht werden, ebenso wie anderweitige Abwesenheitszeiten. Durch einen Klick auf „Kommen“ und „Gehen“ müssen Deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr darüber nachdenken, was zur Arbeitszeit zählt und was nicht. Und weil heute mehr denn je das Prinzip „Mobile First“ gilt, gibt es SpikeTime selbstverständlich auch als mobile App für alle Endgeräte (Android, iOS).
Die Software funktioniert als „Digitale Stempeluhr“ und erfasst Schichtbeginn, Schichtende, ebenso wie die Pausen Deiner Mitarbeiter. Mit dem Zeiterfassungssystem von SpikeTime bleibst Du flexibel. Kleine Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern bekommen mit SpikeTime die Module, die sie wirklich brauchen. Falls sich Dein Unternehmen vergrößert, kannst du problemlos Dein Zeiterfassungssystem anpassen.
Neben Arbeitszeiten kannst Du ohne Umstände auch Deine Projektzeiten erfassen und ganz einfach Rechnungen erstellen – Alles mit nur wenigen Klicks, damit sich der bürokratische Aufwand minimiert. Die Basisversion von SpikeTime erhältst du bereits für nur 3 € im Monat. Willst du dein Paket upgraden, ist das jederzeit möglich. Bei jährlicher Zahlung bekommst Du sogar einen Rabatt von 10% geschenkt.
Teste unsere Software unverbindlich und lerne alle Funktionen, die Du in Deinem Unternehmen brauchst, in Ruhe kennen. Wenn Du dich für ein SpikeTime-Abo entscheidest, bist Du bei uns in den besten Händen. Wir schreiben Kundenzufriedenheit groß und pflegen den persönlichen Kontakt zu unseren Kunden, deshalb kannst Du uns jederzeit per E-Mail: mail@spiketime.de erreichen.