Im heutigen Blogpost beschreiben wir das neue Feature, welches es ermöglicht Rechnungen direkt aus SpikeTime zu versenden. Die dazu nötigen Daten, wie beispielsweise die E-Mail Adresse, können pro Kunde hinterlegt werden. Zusätzlich zu dem neuen Feature haben wir die Vorbelegung der Rechnungsdaten etwas erweitert. Die Daten können nun auf Kunden und Account-Ebene festgelegt werden.
Standard Vorbelegungen in den Account-Einstellungen
Einige Felder können kundenübergreifend in den Account-Einstellungen vorbelegt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn diese Texte für die meisten Kunden gleich sind. Beispielsweise die Kontoverbindung auf der Rechnung, wird in den meisten Fällen kundenunabhängig auf allen Rechnungen gleich sein.
Die Felder Titel, Anrede, Kontodaten und Fußzeile werden automatisch für jeden Kunden übernommen, können dort aber bei Bedarf überschrieben werden.
Platzhalter im Feld Anrede
Im Feld Anrede der Rechnung, können drei verschiedene Platzhalter verwendet werden. Der Platzhalter {Ansprechpartner} kann in den Account-Einstellungen verwendet werden und wird mit dem entsprechenden Feld des Kunden, beim Erstellen der Rechnung, ersetzt. Damit ist es möglich den Text der Anrede in den Account-Einstellungen einmalig zu definieren und nur noch den Ansprechpartner beim Kunden eintragen zu müssen um eine personalisierte Rechnung zu erhalten. Als weitere Platzhalter können {DatumVon} und {DatumBis} verwendet werden. Diese werden mit den Datumswerten aus dem Filter der Zeiteinträge beim Erstellen der Rechnung belegt.
Vorbelegungen beim Kunden
Die in den Account-Einstellungen eingetragenen Daten, werden beim Kunden im Tab Rechnungsdaten entsprechend angezeigt und können mit Hilfe des Stift-Symbols überschrieben werden.
Im ersten Feld des Tabs kann der Ansprechpartner eingetragen werden, der dann in der Anrede gesetzt wird.
Rechnungen aus SpikeTime versenden
Mit dem Schalter Email-Versand in den Account-Einstellungen, kann die neue Funktionalität aktiviert werden. Nachdem der Schalter aktiviert wurde, können im Reiter Rechnungen der E-Mail Betreff und der E-Mail Text kundenübergreifend gesetzt werden. Es können die gleichen Platzhalter wie im Feld Anrede verwendet werden.
Analog zu den anderen Feldern der Rechnungsdaten, können die E-Mail Daten beim Kunden überschrieben werden.
Nachdem die E-Mail Adresse für den Kunden erfasst wurde, kann die erste Rechnung gestellt und direkt aus der Zeiterfassung versendet werden.
Email Versand aus der Zeiterfassungssoftware
Wie gewohnt kann auf der Seite Rechnungen die Rechnung für den Kunden angelegt werden.
Unterhalb des Textfelds Anrede werden die Werte angezeigt, durch welche die Platzhalter ersetzt werden. Nachdem die Rechnung gespeichert wird, wird der Tab Versand aktiv und die Rechnung kann per E-Mail versendet werden
Versand der Rechnung und des Leistungsnachweises
Im Versand Tab kann noch einmal kontrolliert werden, ob alle Daten stimmen, bevor die Rechnung versendet wird.
Optional kann der Leistungsnachweis der ausgewählten Zeiteinträgen an die E-Mail angehängt werden.
Feedback und Erweiterungen
Wir möchten die Zeiterfassung so einfach und schnell wie möglich machen, so dass diese nicht von der eigentlichen Arbeit abhält und "nebenbei" erledigt werden kann. Wenn Sie Wünsche oder Vorschläge haben, wie die Erfassung noch müheloser funktionieren könnte, dann freuen wir uns sehr über eine Nachricht an mail@spiketime.de