Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber in Deutschland seit dem 3. September 2022 gesetzlich verpflichtend. Für viele bedeutet das vor allem eins: Zusätzlicher Aufwand. Mit der guten alten Excel-Tabelle erfassen vor allem kleine Betriebe immer noch händisch die Arbeitszeit. Das raubt nicht nur Nerven, sondern kostet auch Zeit. Außerdem weisen Excel-Tabellen erhebliche Sicherheitsmängel auf, die zu einem höheren Risiko für Datenlecks führen können. Wieso? Diesen und noch weitere Gründe, die für eine digitale Zeiterfassung sprechen, erfährst Du im nachfolgenden Blogartikel.
1. Du hältst die Vorschriften ein
Mit einer Zeiterfassungs-Software bist Du definitiv auf der sicheren Seite. Du hältst die rechtlichen Vorschriften des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung ein und nimmst deinen Mitarbeitern zusätzliche Arbeit ab. Die Installation der Software geht schnell und bedarf wenigen Handgriffen. Du benötigst keine neuen Hardwaregeräte, sondern kannst deine digitale Zeiterfassung einfach in dein bestehendes System integrieren. In wenigen Minuten ist das Zeiterfassungssystem einsatzbereit.
Davon profitieren gerade Kleinbetriebe oder sogenannte KMUs (Kleine und mittelständische Unternehmen), die nicht unnötig viel Aufwand in die Erfassung der Arbeitszeiten stecken wollen. Außerdem gehst Du mit einer digitalen Stempeluhr sicher, dass Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden und niemand gegen das Arbeitsrecht verstößt. Nachweise darüber hast Du mit wenigen Klicks zur Hand. Überstunden und Fehlzeiten berechnet das System automatisch, sodass sich deine Mitarbeiter nicht darum kümmern müssen, was zur Arbeitszeit zählt und was nicht.
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| Gerade Kleinbetriebe und KMU profitieren von der digitalen Zeiterfassung um geltendes Recht einzuhalten |
2. Du sparst Zeit und Geld
Solltest Du aktuell noch auf Excel-Listen zur Zeiterfassung setzen, weißt Du, wieviel Zeit die Auswertung kostet. Ob digital oder ausgedruckt in Papierform (noch schlimmer!) – die Excel-Tabellen sind häufig fehleranfällig und müssen deshalb besonders gut geprüft werden. Selbst wenn dein Betrieb zehn Mitarbeiter oder weniger hat, kann die Arbeitszeiterfassung schnell zur Mammutaufgabe werden. Die Zeit, die Du oder ein Personaler mit der Auswertung verbringt, gewinnst Du mit einem digitalen Zeiterfassungssystem im Handumdrehen zurück. Dabei sparst Du sogar zusätzlich noch Kosten, denn wie wir alle wissen: Zeit ist Geld.
SpikeTime bietet dir nicht nur eine kostenlose Testversion an, sondern auch einen Abo-Preis für den kleinen Geldbeutel. Die Basisversion gibt’s schon für 3 Euro im Monat. Bei jährlicher Zahlung bekommst Du sogar einen Rabatt von 10% geschenkt. Über die digitale Stempeluhr können sich deine Mitarbeiter bequem ein- und ausstempeln. Das geht natürlich auch über eine zugehörige App. Überstunden und Pausen berechnet das System automatisch. Fehltage oder längere Abwesenheiten lassen sich ebenfalls gut online verwalten. Deine Mitarbeiter können sogar Urlaubsanträge digital einreichen – Ade lästiger Papierkram!
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| Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen müssen Prozesse optimieren, eine digitale Zeiterfassung hilft dabei |
3. Du bleibst flexibel
Als Arbeitgeber MUSST Du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen. Je mehr Mitarbeiter Du hast, desto komplizierter wird es. Nicht mit einem digitalen Zeiterfassungssystem! Egal, ob Du einen kleinen Betrieb führst, oder noch wachsen willst – Mit einer digitalen Stempeluhr machst Du es dir in jedem Fall einfacher. Als Kleinbetrieb gilt ein Unternehmen, wenn es mindestens fünf Mitarbeiter beschäftigt. Dafür lohnt sich eine Zeiterfassungs-Software nicht? Falsch! Auch in kleinen Betrieben ist es wichtig, die Arbeitszeiten möglichst strukturiert zu erfassen. Du behältst den Überblick und kannst gegebenenfalls die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen mit wenigen Klicks nachweisen. Mit der SpikeTime-Software bleibst Du flexibel, denn Du kannst die Zeiterfassung individuell anpassen. Wenn Du neue Mitarbeiter einstellst, brauchst Du keine komplizierten Schulungen durchführen. Das Online-Zeiterfassungssystem erklärt sich nahezu von selbst. Mit einem Klick auf „Kommen“ und „Gehen“ erfasst das System die effektive Arbeitszeit. Selbstverständlich kannst Du als Administrator auch händisch eingreifen. Gleitzeitmodelle lassen sich mit SpikeTime übrigens auch super umsetzen.
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| Eine einfach zu bedienende Software wie SpikeTime hilft die Mitarbeiter Akzeptanz zu erhöhen |
4. Betriebsabläufe vereinfachen sich
Mit einer Zeiterfassungs-Software erfüllst Du nicht nur die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sondern vereinfachst automatisch Betriebsabläufe. SpikeTime bietet dir zusätzliche Features, wie beispielsweise Rechnungserstellung und Projektzeiterfassung. Buche deine Zeit zu einem bestimmten Projekt und Du erhältst automatisch einen Überblick. Die Software liefert dir dank Echtzeit-Projektberichten und Excel-Exporten aller Daten ein exaktes Controlling. Du siehst, wer wann an welchem Projekt arbeitet, wann ein Projekt abgeschlossen ist und wie lange daran gearbeitet wurde. Einfacher geht’s wirklich nicht. Dein Arbeitsalltag wird sich spürbar erleichtern, indem Du nahezu alles über ein Zeitmanagementsystem laufen lässt. Gleiches gilt für deine Angestellten, die dank Online-Zeiterfassung effektiver und effizienter arbeiten können. Klingt nach einer Win-win-Situation? Ist es auch!
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| Effektive und effiziente Geschäftsprozesse helfen konkurrenzfähig zu bleiben |
5. Sicherheit für die Daten deiner Angestellten
Ein digitales Zeiterfassungssystem erfasst nicht nur die Arbeitszeiten deiner Angestellten, sondern gewährt dir dabei auch ausgiebige Datensicherheit. Ein wichtiger Punkt, denn die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) setzt bestimmte Einhaltungen von Datenschutzrichtlinien voraus. Die Daten deiner Angestellten müssen Regelkonform aufbewahrt werden und dürfen nicht in die Hände von Unbefugten gelangen.
Speziell bei der Arbeitszeiterfassung werden einige personenbezogene Daten erfasst. Mit SpikeTime gehst Du sicher, dass die personenbezogenen Daten deiner Mitarbeiter nur in die Hände von berechtigten Personen gelangen. Excel-Tabellen bieten diesbezüglich keine Sicherheit, da sie leicht von Unbefugten eingesehen werden können und kaum geschützt sind. Dadurch steigt das Risiko für ein Datenleck und damit für einen Verstoß gegen die geltenden Datenschutzrichtlinien.
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| Datensicherheit ist wichtiger denn je, mit SpikeTime bist du auf der sicheren Seite |
Fazit
Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem erfüllst Du nicht nur das geltende Recht zur Arbeitszeiterfassung – Du erleichterst dir auch viele Betriebsabläufe. Gerade, was die Arbeit an verschiedenen Projekten betrifft, kannst Du dir mit einer Zeiterfassungs-Software wie SpikeTime einen guten Überblick verschaffen. Echtzeit-Projektberichte liefern dir detaillierte Zahlen, natürlich kannst Du alle Daten jederzeit exportieren. Das geht alles mit wenigen Klicks, sodass Du dir eine Menge Zeit beim Controlling einsparen kannst. Gleiches gilt auch für die Arbeitszeiterfassung deiner Angestellten, die sich einfach digital ein- und ausstempeln können. Pausen, Fehlzeiten und Überstunden erfasst das System automatisch.
Das ist mit der SpikeTime-App für alle Endgeräte (Android, iOS) sogar noch einfacher und von überall aus möglich. Unübersichtliche Excel-Tabellen gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Mit einer Zeiterfassungs-Software stellst Du außerdem sicher, dass die personenbezogenen Daten deiner Angestellten dauerhaft geschützt sind. Dank digitaler Stempeluhr hält dein Betrieb die notwendigen DSGVO-Richtlinien ein. Kleine Unternehmen profitieren bei der Online-Zeiterfassung von der individuellen Anpassbarkeit. Du kannst die SpikeTime-Software so nutzen, wie es für deinen Betrieb passt – unabhängig von der Branche.
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